Świadectwo charakterystyki energetycznej stało się od 2023 roku obowiązkowym dokumentem przy wynajmie nieruchomości. Właściciele mieszkań i domów często jednak mają wątpliwości, jak te przepisy stosować w praktyce – zwłaszcza gdy dochodzi do przedłużenia umowy najmu lub podpisania aneksu do już istniejącej umowy. Czy w takich sytuacjach trzeba przedstawić nowy certyfikat energetyczny? Poniżej w prosty sposób wyjaśniamy aktualne przepisy (2024/2025) i podajemy praktyczne przykłady, kiedy konieczne jest nowe świadectwo, a kiedy nie.

Wymóg świadectwa energetycznego przy umowie najmu – aktualne przepisy

Od 28 kwietnia 2023 roku zgodnie z nowelizacją ustawy o charakterystyce energetycznej budynków, każda nowa umowa najmu nieruchomości wiąże się z obowiązkiem przekazania najemcy kopii ważnego świadectwa energetycznego budynku lub lokalu. Dotyczy to wszystkich rodzajów najmu (tradycyjnego, okazjonalnego, instytucjonalnego), zarówno mieszkań, domów jednorodzinnych, jak i lokali użytkowych. Najemca nie może zrzec się prawa do otrzymania takiego dokumentu, a jego brak może skutkować karą grzywny (nawet do 5000 zł) dla wynajmującego.

Świadectwo charakterystyki energetycznej informuje o zapotrzebowaniu nieruchomości na energię (ogrzewanie, ciepła woda, wentylacja, chłodzenie, oświetlenie). Dokument ten zachowuje ważność przez 10 lat od wystawienia, o ile w międzyczasie nie dokonano istotnych zmian wpływających na zużycie energii w budynku. Dzięki tak długiej ważności, ten sam certyfikat można wykorzystać przy kolejnych umowach z różnymi najemcami w ciągu dekady. Co ważne, istnieją nieliczne wyjątki od obowiązku posiadania świadectwa – np. budynki wolnostojące o powierzchni użytkowej poniżej 50 m² lub obiekty wynajmowane łącznie krócej niż 4 miesiące w roku – ale typowy najem długoterminowy mieszkania czy domu nie podlega tym wyjątkom.

Przedłużenie umowy najmu – kiedy nie trzeba nowego świadectwa?

W praktyce często dochodzi do sytuacji, że najem jest kontynuowany bez formalnego podpisywania nowej umowy. Przykładem może być automatyczne przedłużenie umowy najmu zawartej na czas określony – po upływie terminu umowa przechodzi na czas nieokreślony zgodnie z zapisami kontraktu, bez konieczności sporządzania aneksu czy nowego dokumentu. W takiej sytuacji nie dochodzi do „zawarcia nowej umowy najmu” w rozumieniu przepisów, a umowa po prostu trwa dalej na tych samych warunkach. Co to oznacza dla świadectwa energetycznego?

Brak obowiązku ponownego przekazania świadectwa – Jeśli umowa najmu obowiązuje nieprzerwanie, to wynajmujący nie musi dostarczać najemcy kolejny raz tego samego dokumentu. Przyjmuje się, że obowiązek został spełniony w momencie podpisania pierwotnej umowy (o ile oczywiście świadectwo wtedy przekazano). Nie ma potrzeby powtarzać tej procedury przy każdym kolejnym okresie najmu, gdy umowa trwa bez zmian formalnych.
Umowy sprzed 2023 roku – Jeśli pierwotna umowa najmu została zawarta przed wejściem w życie nowych przepisów (przed kwietniem 2023 r.) i nie wymagano wtedy świadectwa, a teraz przedłuża się ona automatycznie, to formalnie właściciel nadal nie ma obowiązku przekazywać certyfikatu aż do momentu, gdy będzie zawierana nowa umowa lub aneks. Oczywiście, nic nie stoi na przeszkodzie, aby właściciel dobrowolnie przekazał najemcy ważne świadectwo dla pełnej transparentności – zwłaszcza że od 2023 r. posiadanie certyfikatu jest standardem przy wynajmie.
Ciągłość umowy bez zmian – Kluczowe jest, że w przedłużeniu najmu bez podpisywania nowych dokumentów nie następuje zmiana stron ani istotnych warunków umowy. Najemca pozostaje ten sam, a warunki wynajmu są takie jak dotychczas. Skoro nie zawieramy nowej umowy, to zgodnie z prawem nie powstaje na nowo obowiązek przekazania świadectwa energetycznego.

Przykład: Pan Jan wynajął mieszkanie na rok (umowa do końca września 2024) z zapisem, że jeśli żadna ze stron nie zgłosi chęci zakończenia najmu, umowa automatycznie przechodzi na czas nieokreślony. We wrześniu 2024 żadna ze stron nie wypowiedziała umowy, więc najem trwa dalej bez zmian. Właściciel przekazał najemcy świadectwo energetyczne już przy podpisaniu umowy w 2023 roku. Teraz nie musi przekazywać go ponownie – ani tym bardziej sporządzać nowego świadectwa – ponieważ umowa jest kontynuowana na tych samych zasadach, a dokument wciąż jest aktualny.

Aneks do umowy najmu a świadectwo energetyczne

Często przedłużenie najmu następuje jednak poprzez podpisanie aneksu do umowy. Aneks jest formalnym dokumentem zmieniającym treść obowiązującej umowy najmu – może dotyczyć przedłużenia okresu najmu, zmiany wysokości czynszu lub innych postanowień. Czy zawierając aneks, właściciel musi przekazać świadectwo charakterystyki energetycznej? To zależy od zakresu zmian wprowadzanych aneksem:

Aneks bez istotnych zmian: Jeżeli aneks nie zmienia zasadniczych warunków najmu, a jedynie np. aktualizuje wysokość czynszu czy drobne zapisy administracyjne, nie ma obowiązku ponownego dostarczania świadectwa energetycznego. Przykładowo, gdy strony podpisują aneks podnoszący czynsz od nowego roku, ale reszta umowy pozostaje bez zmian (najemca ten sam, okres trwania umowy ten sam), to certyfikat przekazany wcześniej nadal obowiązuje i nie trzeba go ponownie dołączać do aneksu. Warunkiem jest oczywiście, że świadectwo zostało wcześniej przekazane i nadal jest ważne.
Aneks z istotnymi zmianami: Jeśli aneks modyfikuje kluczowe postanowienia umowy – na przykład przedłuża okres najmu na kolejny określony czas, zmienia zakres najmu (np. dodanie dodatkowej powierzchni albo pomieszczeń do wynajmu) czy wpływa na sposób użytkowania lokalu – wówczas należy przekazać najemcy aktualne świadectwo energetyczne. W praktyce nie zawsze chodzi o „nowy” dokument – jeśli poprzednie świadectwo wciąż jest aktualne (nie minęło 10 lat i nie zaszły zmiany w budynku), wystarczy ponownie przekazać kopię dotychczasowego certyfikatu jako załącznik do aneksu. Chodzi o to, by najemca w momencie wprowadzania większych zmian w umowie nadal miał dostęp do aktualnych informacji o charakterystyce energetycznej wynajmowanego lokalu.
Nowe przepisy, stara umowa: W sytuacji, gdy pierwotna umowa była zawarta przed 28.04.2023 r. (gdy świadectwo nie było wymagane) i teraz strony podpisują aneks (już po wejściu przepisów w życie), obowiązek przekazania świadectwa zostaje uruchomiony. Skoro dochodzi do formalnej zmiany umowy w nowym stanie prawnym, właściciel powinien dołączyć świadectwo charakterystyki energetycznej przy takim aneksie, aby dopełnić aktualnych wymogów. Innymi słowy, aneks podpisywany w 2024/2025 do umowy najmu sprzed 2023 praktycznie wymusza uzyskanie i przekazanie certyfikatu, jeśli do tej pory go nie dostarczono. Jest to istotne, bo brak świadectwa w takiej sytuacji może zostać potraktowany jak niewywiązanie się z ustawowego obowiązku przy najmie.

Przykład: Pani Anna wynajmuje lokal użytkowy na podstawie umowy z 2021 roku (wtedy nie przekazywano świadectwa, bo nie było takiego wymogu). W 2024 roku właściciel i najemca podpisują aneks przedłużający najem o kolejne dwa lata i zmieniający nieco zakres działalności prowadzonej w lokalu. Ponieważ aneks zawarto już po zmianie przepisów, właściciel musi przekazać najemcy świadectwo energetyczne. W tym przypadku konieczne było zamówienie takiego dokumentu, gdyż wcześniej go nie sporządzono. Na szczęście certyfikat sporządza się tylko raz na 10 lat – otrzymany dokument będzie mógł służyć także przy kolejnych umowach czy aneksach w przyszłości.

Kiedy trzeba zlecić sporządzenie nowego świadectwa?

Wiemy już, że nie każda zmiana umowy najmu wymaga nowego świadectwa. Czasem wystarczy przekazać ponownie dotychczasowy dokument. Istnieją jednak sytuacje, w których właściciel powinien uzyskać nowe świadectwo charakterystyki energetycznej (zlecić ponowne sporządzenie certyfikatu przez uprawnionego audytora). Dzieje się tak przede wszystkim, gdy obecny certyfikat utracił ważność lub gdy nieruchomość uległa zmianom wpływającym na jej charakterystykę energetyczną. Poniżej zestawienie najważniejszych przypadków:

Upływ terminu ważności – Świadectwo jest ważne 10 lat. Jeżeli poprzedni certyfikat ma ponad 10 lat, to przed kolejną umową czy aneksem należy wykonać nowy dokument (stare świadectwo jest już nieważne).
Zmiana najemcy – Przy każdej zmianie najemcy zawierana jest nowa umowa najmu, co wiąże się z obowiązkiem przekazania aktualnego świadectwa. Jeśli dotychczasowe straciło ważność lub w międzyczasie zaszły istotne zmiany w budynku, trzeba zlecić nowy certyfikat przed podpisaniem umowy z nowym najemcą.
Zmiany techniczne w budynku/lokalu – Gdy w nieruchomości dokonano istotnych modernizacji lub zmian wpływających na zużycie energii, potrzebne jest zaktualizowanie świadectwa. Chodzi m.in. o takie zmiany jak wymiana systemu ogrzewania, zmiana okien lub drzwi na nowe o innych parametrach, docieplenie ścian lub stropów, instalacja klimatyzacji czy innych systemów wpływających na efektywność energetyczną. Po takich modernizacjach poprzednie świadectwo przestaje odzwierciedlać stan faktyczny budynku, więc należy sporządzić nowe, zanim wynajem będzie kontynuowany lub rozpoczęty na nowo.
Zmiana przeznaczenia lokalu – Jeśli następuje zmiana sposobu użytkowania wynajmowanego lokalu, także trzeba uzyskać nowe świadectwo energetyczne. Przykładem może być sytuacja, gdy lokal mieszkalny zostaje przeznaczony na biuro lub odwrotnie – np. właściciel postanawia wynajmować pomieszczenie gospodarcze jako mieszkanie. Każdy budynek lub lokal ma określoną charakterystykę energetyczną zależną od sposobu użytkowania (inaczej zużywa się energię w mieszkaniu, inaczej w lokalu usługowym czynnym całą dobę). Zmiana przeznaczenia oznacza, że dotychczasowy certyfikat jest nieadekwatny – wymagane będzie sporządzenie nowego świadectwa odpowiadającego nowej funkcji lokalu.

W praktyce dla własnego bezpieczeństwa właściciela zaleca się, aby przy każdej formalnej zmianie umowy najmu (poza czysto kosmetycznymi zmianami typu czynsz) przekazać najemcy kopię aktualnego świadectwa. Nawet jeśli jest to ten sam ważny dokument co poprzednio, takie działanie stanowi dowód dopełnienia obowiązku. Dzięki temu właściciel nie musi się obawiać ewentualnych sankcji, a najemca ma pewność, że informacje o energochłonności lokalu są aktualne.

Zmiana właściciela a świadectwo energetyczne przy najmie

Co dzieje się ze świadectwem energetycznym, gdy nieruchomość zmienia właściciela, a lokator nadal w niej mieszka na podstawie dotychczasowej umowy najmu?

W takiej sytuacji umowa najmu pozostaje w mocy na dotychczasowych warunkach, zmienia się jedynie osoba wynajmującego (właściciela). Z punktu widzenia przepisów nie następuje zawarcie nowej umowy najmu – nowy właściciel wstępuje w prawa i obowiązki wynajmującego. Oznacza to, że sam fakt zmiany właściciela nie rodzi obowiązku przekazywania najemcy świadectwa energetycznego po raz kolejny, o ile umowa nie została rozwiązana i zawarta na nowo.

Warto jednak zauważyć kilka kwestii praktycznych:

Sprzedaż a świadectwo – Przy sprzedaży nieruchomości poprzedni właściciel musiał przekazać świadectwo energetyczne nowemu nabywcy (zgodnie z przepisami kupujący musi otrzymać oryginał świadectwa). Zatem nowy właściciel już dysponuje aktualnym świadectwem budynku lub lokalu. Jeśli wcześniejszy właściciel nie posiadał certyfikatu (np. sprzedaż nastąpiła mimo braku świadectwa, co jest naruszeniem przepisów), nowy właściciel powinien niezwłocznie zamówić dokument – będzie mu on potrzebny choćby przy ewentualnym późniejszym wynajmowaniu kolejnej osobie.
Kontynuacja najmu – Dla obecnego najemcy nic się nie zmienia w zakresie obowiązku posiadania świadectwa, dopóki trwa ta sama umowa najmu. Jeżeli jednak np. po zmianie właściciela najemca i nowy właściciel postanowią podpisać nową umowę najmu lub aneks (choćby potwierdzający zmianę wynajmującego), wtedy należy dopełnić formalności przekazania świadectwa przy takiej nowej umowie/aneksie. Najczęściej jednak taka formalność nie jest wymagana – wystarczy, że nowy właściciel przekaże najemcy kopię świadectwa, którym sam dysponuje po zakupie, aby najemca miał ten dokument u siebie.

Podsumowując, zmiana właściciela nieruchomości nie wymaga sporządzania nowego świadectwa energetycznego specjalnie na tę okoliczność, o ile bieżący certyfikat jest aktualny. Ważne jest jednak, by nowy właściciel pamiętał o obowiązku świadectwa przy dalszym wynajmie: przy przedłużeniu umowy, kolejnych aneksach czy zmianie najemcy.

Podsumowanie: czy przy przedłużeniu najmu potrzebne jest świadectwo?

Obowiązek świadectwa energetycznego przy wynajmie obowiązuje od 2023 roku i dotyczy każdej nowo zawieranej umowy najmu. Jeśli przedłużenie umowy najmu odbywa się bez formalnych zmian (umowa trwa nadal na dotychczasowych warunkach), właściciel nie musi przedstawiać ponownie świadectwa – zakładając, że zostało ono wcześniej przekazane i jest wciąż ważne. Gdy jednak przedłużenie wiąże się z podpisaniem aneksu zmieniającego istotne postanowienia (czas trwania, zakres najmu, itp.), należy dołączyć do aneksu aktualny certyfikat energetyczny. W wielu przypadkach będzie to ten sam dokument co poprzednio, o ile jego ważność nadal trwa. Nowe świadectwo trzeba uzyskać tylko wtedy, gdy dotychczasowe wygasło lub nieruchomość znacząco się zmieniła (technicznie bądź pod względem przeznaczenia).

Pamiętajmy, że świadectwo charakterystyki energetycznej to dokument ważny przez 10 lat i może służyć wielokrotnie przy kolejnych najmach tej samej nieruchomości. W razie wątpliwości zawsze lepiej przekazać najemcy kopię aktualnego świadectwa – to niewielki wysiłek, który może uchronić przed karą i zapewnić pełną zgodność z przepisami.

Potrzebujesz świadectwa energetycznego dla swojego mieszkania lub domu? Skontaktuj się z SwiadectwaOnline.pl – otrzymasz świadectwo w kilka dni, całkowicie online i w pełni zgodne z obowiązującymi wymogami prawnymi.